Level 0: พื้นฐาน Spreadsheet สำหรับงานบัญชี

บทที่ 1 / 6

Data Cleansing — ล้างข้อมูลให้สะอาดก่อนคำนวณ

ปัญหาคลาสสิกของนักบัญชี: นำข้อมูลออกจากระบบ ERP หรือ Bank Statement แล้วบวกเลขไม่ได้ ทำ Pivot ไม่ขึ้น ปัญหามักเกิดจากข้อมูลสกปรก

1. ตัวเลขที่บวกไม่ได้ (เป็นข้อความ)

มักมีช่องว่างซ่อนอยู่ หรือมีเครื่องหมายคำพูด ล้างด้วย TRIM() หรือ VALUE()

=VALUE(TRIM(A2))

TRIM ตัดช่องว่างหน้าหลังทิ้ง VALUE บังคับแปลงข้อความเป็นตัวเลข

2. เปลี่ยนตัวเลขเป็นข้อความ (เช่น เลขที่บัญชี หรือเลขบัตร)

หากเลขที่บัญชีขึ้นต้นด้วย 0 (เช่น 0123) Excel จะตัด 0 ทิ้ง ต้องใช้ TEXT()

=TEXT(A2, "0000")

บังคับให้เป็นข้อความความยาว 4 ตัวอักษร ถ้ามี 3 ตัวจะเติม 0 ข้างหน้าให้

ระวังเรื่องวันที่ (Date Formats) วันที่ในระบบมักเป็นข้อความ เช่น "31.12.2567" หรือ พ.ศ. ปน ค.ศ. ถ้าไม่ได้แปลงเป็น Date Value ของระบบ จะใช้ทำ Pivot แบบแยกรายเดือนไม่ได้

บทที่ 2 / 6

Aggregation — สรุปยอดและนับจำนวนตามเงื่อนไข

ฟังก์ชันกลุ่มนี้ใช้บ่อยมากในการจัดทำงบ หรือสรุปยอดขายแยกตามแผนก โดยไม่ต้องพึ่ง Pivot Table เสมอไป

SUMIFS — รวมยอดตามหลายเงื่อนไข

รวมยอดขาย (คอลัมน์ C) เฉพาะที่ขายในเดือน ม.ค. (คอลัมน์ A) และสาขาเชียงใหม่ (คอลัมน์ B)

=SUMIFS(C:C, A:A, "ม.ค.", B:B, "เชียงใหม่")

COUNTIFS — นับจำนวนตามเงื่อนไข

นับจำนวนบิล (คอลัมน์ A) เฉพาะสถานะ "ค้างชำระ" (คอลัมน์ B) ที่ยอดเงินเกิน 10,000 (คอลัมน์ C)

=COUNTIFS(B:B, "ค้างชำระ", C:C, ">10000")

สูตรจัดการวันที่ — EOMONTH และ EDATE

EOMONTH

หาวันสิ้นเดือน เหมาะกับการทำตารางค่าเสื่อมราคา
=EOMONTH(A2, 0) (สิ้นเดือนนี้)
=EOMONTH(A2, 1) (สิ้นเดือนถัดไป)

EDATE

บวกจำนวนเดือนเป๊ะๆ เหมาะกับหาวันครบกำหนด
=EDATE(A2, 3) (นับไปอีก 3 เดือนข้างหน้า)

บทที่ 3 / 6

Lookups — ค้นหาและจับคู่ข้อมูล (Mapping)

งานจัดผังบัญชี (Account Mapping) งบทดลอง หรือเทียบ Vendor List อาศัยสูตรกลุ่มนี้เป็นหลัก

XLOOKUP — ตัวตายตัวแทน VLOOKUP

XLOOKUP ค้นหาจากซ้ายไปขวา หรือขวาไปซ้ายก็ได้ และใส่ค่า Error ได้ในตัวเลย

=XLOOKUP(A2, 'ChartOfAccounts'!A:A, 'ChartOfAccounts'!B:B, "ไม่พบข้อมูลบัญชี")

หาค่า A2 ในคอลัมน์ A และดึงผลลัพธ์จากคอลัมน์ B ถ้าไม่เจอให้แสดงคำว่า "ไม่พบข้อมูลบัญชี"

ทำไมต้องเลิกใช้ VLOOKUP? 1. VLOOKUP ค้นหาไปทางซ้ายไม่ได้
2. ถ้ามีคนแทรกคอลัมน์ในตารางอ้างอิง สูตร VLOOKUP จะพังทันที (เพราะอ้างอิงลำดับคอลัมน์เป็นตัวเลข)
3. ต้องใช้ IFERROR ซ้อนทับให้วุ่นวาย

INDEX + MATCH — เมื่อโครงสร้างตารางซับซ้อน

หากใช้ Excel เวอร์ชั่นเก่าที่ยังไม่มี XLOOKUP นี่คือทางเลือกที่ดีที่สุด

=INDEX('ChartOfAccounts'!B:B, MATCH(A2, 'ChartOfAccounts'!A:A, 0))

บทที่ 4 / 6

สูตรจัดการข้อมูลเฉพาะงานบัญชี-ภาษี

เคล็ดลับการแปลงข้อมูลเพื่อจัดทำรายงานภาษี เช่น เลขประจำตัวผู้เสียภาษี และการคำนวณหัก ณ ที่จ่ายแบบ Gross up

จัดการเลขประจำตัวผู้เสียภาษี 13 หลัก

การใส่ขีดให้อัตโนมัติ: (เช่น แปลง 1234567890123 เป็น 1-2345-67890-12-3)

=TEXT(A2, "0-0000-00000-00-0")

การลบขีดและเว้นวรรคออก: (เพื่ออัปโหลดไฟล์เข้าระบบ)

=SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(A2, "-", ""), " ", "")

การคำนวณภาษีหัก ณ ที่จ่ายแบบออกให้ (Gross up)

ถ้าต้องการจ่ายเงินรับสุทธิ 10,000 บาท และออกภาษีหัก ณ ที่จ่าย 3% ให้ ต้องตั้งยอดค่าใช้จ่ายเท่าไร?

=ยอดเงินรับสุทธิ / (1 - อัตราภาษี)

ตัวอย่าง: =10000 / (1 - 0.03) จะได้ 10,309.28 บาท

บทที่ 5 / 6

พลังของ Google Sheets สำหรับทีมบัญชี

Google Sheets มีฟังก์ชันพิเศษที่เอื้อต่อการทำงานร่วมกันและการดึงข้อมูลอัตโนมัติ ซึ่งต่างจาก Excel รุ่นปกติ

IMPORTRANGE — ดึงข้อมูลข้ามไฟล์

ดึง Trial Balance จากไฟล์ของทีมหนึ่ง มาใส่ไฟล์ Dashboard ของอีกทีมแบบ Real-time (ต้องกด Allow Access ครั้งแรก)

=IMPORTRANGE("ใส่_URL_ของไฟล์ต้นทางที่นี่", "ชื่อชีต!A1:D100")

QUERY — รายงานอัตโนมัติด้วย SQL-like syntax

ดึงข้อมูลเฉพาะคอลัมน์ A, B และผลรวมคอลัมน์ E โดยเลือกเฉพาะที่คอลัมน์ C เป็น 'รายได้' และจัดกลุ่มตามคอลัมน์ A

=QUERY(A:E, "SELECT A, B, SUM(E) WHERE C = 'รายได้' GROUP BY A, B", 1)

ARRAYFORMULA — สูตรเดียวคลุมทั้งคอลัมน์

ไม่ต้องลากสูตรลงมาทีละบรรทัดอีกต่อไป แม้มีการเพิ่มบรรทัดใหม่ สูตรก็จะทำงานอัตโนมัติ

=ARRAYFORMULA(IF(A2:A="", "", B2:B * C2:C))

แปล: ถ้าช่อง A ว่าง ให้ปล่อยว่าง ถ้าไม่ว่าง ให้เอาช่อง B คูณ ช่อง C (คลุมตั้งแต่บรรทัด 2 ลงไปถึงล่างสุด)

แบบทดสอบท้ายเล่ม

ทดสอบความเข้าใจ Level 0

พร้อมเริ่มต้นวิเคราะห์?

เรียนรู้โครงสร้างของงบการเงิน 3 ประเภท การจัดข้อมูลทำ Long Table และเทคนิค Common Size Analysis ได้ใน Level 1

เปิด Level 1: อ่านงบให้ออก →